באחד מהביקורים מחברת-האם בחו"ל, התיישב לידי אחד הקולגות. בירכנו אחד את השני בבוקר טוב ושאלתי איך הייתה הטיסה ואיך המשפחה ואיך אני יכול לעזור לו על הבוקר. "כלום" הוא אמר. "יש לנו פגישות אחר כך, אבל היה לי חשוב למצוא אותך ולהגיד לך שאתה השפעת על כל המטה אצלנו. אנחנו מתחילים כל פגישה עכשיו ב-'שאלות של דורון'." (באנגלית זה נשמע יותר מצחיק). לפי המבט שלו הבנתי שאני מחליף צבעים. שאלתי אותו על מה הוא מדבר. "על זה שבכל פעם שפונים לקבל ממך שירות, אתה מחזיר את הבנאדם להתחלה עם סדרת שאלות על 'מה המטרה?', 'מה מנסים לחפש?', 'מה החשיבות?', וכו'. ". ניסיתי להסביר לו שלא המצאתי שום דבר וזה תהליך עבודה מסודר. "נכון", הוא אמר, "אבל אתה היחיד שמכריח אותנו לחשוב על זה קודם ולא עושה ישר את מה שביקשו." העלאה במשכורת לא יצאה לי מזה.
מה שמתואר לעיל זה לא טכניקה של אנליסטים, אלא בעצם א'-ב' של כל ניהול משימה או פרוייקט. רק שללקוחות שלנו, האנליסטים, יש את הנטייה לבוא אלינו עם הפתרון ולא עם הבעיה. הם מבקשים דוח, רשימה, או דשבורד כמו שהם דמיינו, אבל לעתים יותר קרובות מאשר רחוקות, זה לא עונה על הצרכים שלהם. כולנו מכירים את המם על העץ עם הנדנדה (ממקור באמת לא ידוע). אנחנו צריכים ליישם את הלקח ממנו.
אז איך עושים את זה נכון? דרך אחת היא ללכת לסוף. מבקשים מהלקוח לבטא את המטרה באופן אופרטיבי. מובילים את הלקוח אל היעד בסדרת שאלות, כגון: בשביל מה הוא צריך את הדוח? מה הוא יעשה עם הדשבורד? איך זה יעזור לו בעבודה שלו? זה נשמע פשוט, אבל לרוב זה לא באמת ככה. כי לרוב ללקוח יש בראש ידע אימפליסיטי שקשה לו להוציא באופן אקספליסטי (דוגמה: תנסו להסביר בלי ידיים, רק עם שפת דיבור, איך מציירים ריבוע), ואנחנו מכריחים אותו להביע את הרעיון המופשט במלים. האפקטיביות של התרגיל הזה היא כפולה: גם הלקוח וגם אנחנו מבינים באופן אופרטיבי את המטרה, ויכול להיות שעכשיו בעצם הגדרת המשימה כולה תשתנה. יכול להיות שלקוח כבר היתה תכנית פעולה של מה לעשות עם התוצר שלנו, ועכשיו גילינו שהיא לא היתה אופטימלית מבחינתו
מהרגע שהבנו את המטרה, אנחנו "גוזרים לאחור" את ההתהליך שמביא אליה. בונים את התהליך מהסוף: מה היה צריך לקרות ממש לפני המטרה כדי להגיע אליה? מה היה צריך לקרות שלב אחד קודם? וכן הלאה, עד להתחלה. זה ייתן לנו מה צריך כבר להיות מוכן בשלב הזה, ומה העבודה הנדרשת. זה אפקטיבי, כי קל לנו לדמיין את המטרה, ולפיכך להבין איך מגיעים אליה.
ופה אנחנו צריכים להכניס את הידע שלנו על הדאטה ועל הביזנס: מה קורה עם ערכים ריקים? איך לטפל בחריגים? וזו ההזדמנות שלנו "לזרוח": האם ניתן להציע עוד פריטי מידע בתוך התוצר הסופי שייקלו על העבודה של הלקוח? איזה "Extra Mile" נלך בשבילו?
וזה עובד. גם במצבים מאד פשוטים וחד-פעמיים, כמו להוציא רשימת כתובות אימייל. אל תרוצו אל המשימה. תשאלו. תבינו מה המטרה. יכול להיות שתגלו בדרך שבעצם אם תוסיפו חישובים שונים ליד כתובות האימייל מהדאטה שממילא יש לכם גישה אליו, תחסכו שעות עבודה ארוכות בצד השני. תציעו A/B Test או סגמנטציה. ההשתתפות שלכם בפרוייקט של סייל בלאק-פריידי היא לא בשביל שתכינו את הדשבורדים, אלא בשביל שתשפרו אותו.
אז מה למדנו היום?
- לבנות תהליכי עבודה מסודרים ולהתעקש לקיים אותם
- אסטרטגיית פתרון בעיות מהסוף להתחלה
- לתת ערך מוסף
- זה שאתה נותן ערך מוסף לא בהכרח יתבטא בשכר…
ותמיד אפשר ליצור קשר לייעוץ נוסף.
Post's thumbnail image by DC Studio on Freepik